Mit Synergien zu mehr Transparenz: Unser Prozessmanagement

Michael Greis

Die Rolle des Asset Managements – inklusive aller wichtigen Prozesse des Property Managements – wird zukünftig wesentlich stärker an Relevanz gewinnen. Dies bestätigten 94 Prozent aller Befragten in der aktuellen EY Real Estate Asset-Management-Studie. Eng damit verbunden ist der Fakt, dass unter anderem ESG-Kriterien der Studie zufolge an Relevanz gewinnen.

Gleichzeitig werden damit die Aufgaben im Immobilienmanagement komplexer. Als eines der zentralen Themen identifizierten die Umfrageteilnehmer die Datenverfügbarkeit auf Objektebene. Insgesamt stimmten 68 Prozent der Umfrageteilnehmer der Aussage zu, dass es sich bei der „zeitnahen Datenübernahme und Datenintegration nach Objektankauf“ um eine der wichtigsten Herausforderungen im Asset Management und Property Management handelt.
 

Unterstützung des Technischen Property Managers

Diese hohe Relevanz deckt sich mit unseren langjährigen Erfahrungen als Fonds-, Asset- und Property Manager. Um ein Höchstmaß an Transparenz und Effizienz im Rahmen der technischen Prozesse, wie zum Beispiel im Auftrags- und Vertragswesen oder bei gesetzlichen Prüfungen für unsere Kunden zu ermöglichen, hat unsere Unternehmensgruppe bereits vor 2 Jahren das Prozessmanagement ins Leben gerufen. Strategisches Ziel war und ist es, zuvor ungenutzte Synergien im Technischen Property Management zu identifizieren und zu nutzen.

Unser zentrales 10-köpfiges Prozessmanagementteam mit Sitz in Frankfurt validiert und optimiert kontinuierlich die Aufgaben und Prozesse im Tagesgeschäft des Technischen Property Managers. Gerade bei der Übernahme von neuen Objekten und Portfolien und der Einrichtung eines digitalen Datenraums sind die technischen Objektinformationen und die lückenlose Erfassung und Dokumentation aller Details von hoher Wichtigkeit.

Dazu gehören unter anderem Sachverständigen- und Sachkundigenprüfungen wie auch VDI/VDE- (DGUV V3), VdS- und GBU-Prüfungen etc. Hinter diesen Begriffen, die wie „Fachchinesisch“ klingen, verbergen sich erhebliche Haftungsrisiken für die Investoren. Unserer Erfahrung nach wird etwa jede vierte bis fünfte Prüfung ausgelassen.

Von Excel zu iRES+

Grund für die im Markt bestehende Datenintransparenz ist maßgeblich eine nicht vorhandene bzw. unvollständige Datenbasis. Wird z. B. ein Objekt oder Portfolio angekauft, befinden sich die relevanten Objektinformationen gut und gerne in zum Teil hunderten von Exceldateien. In vielen Fällen sind diese Excel-Tabellen nicht mit den Reportingstandards des Investors kompatibel und somit schwer zu prüfen und auszuwerten.

Das Prozessmanagement der IC Immobilien Gruppe setzt als eigenständiger und entsprechend spezialisierter Geschäftsbereich genau an diesem Punkt an. Mit der speziell auf die Markt- und somit auch Kundenbedürfnisse zugeschnittenen Software iRES+ schließen wir diese Lücke und pflegen alle Informationen in eine einheitliche Datenbank ein. Aus dieser Datenbank lassen sich auf Knopfdruck und je nach Kundenwunsch speziell zugeschnittene Auswertungen generieren. Die Entkopplung dieser Vorgänge vom Technischen Property Management sorgt für enorme Entlastung: Der Property Manager kann sich somit auf sein ureigenes Kerngeschäft konzentrieren, wie den Austausch mit Mietern, Kunden, Dienstleistern etc.. Gleichzeitig kann das in der iRES+ Datenbank gesammelte Wissen dazu verwendet werden, einen Zukunftsausblick für das Objekt oder Portfolio zu erstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Die Zukunft wird Spezialistenteams erfordern

Dass die interdisziplinäre Zusammenarbeit innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette einer Immobilie gestärkt werden muss, ist ein weiteres zentrales Ergebnis der EY-Studie. Unserer Meinung nach sind dafür aber nicht nur flexible, abteilungsübergreifende Strukturen nötig, sondern genauso ein höherer Spezialisierungs- und Professionalisierungsgrad.

Das bedeutet, dass sich zeitnah mehr und mehr spezialisierte Teams mit sehr klarem Aufgabenprofil und inhaltlichen Schwerpunkten herausbilden und etablieren werden. Arbeitsschritte, die von Asset Managern oder Property Managern eher „en passant“ ausgeführt wurden, erhalten dadurch einen höheren Stellenwert innerhalb des Unternehmens. Und während diese Entwicklungen in der Regel hinter den Kulissen ablaufen, zeigen sich die Resultate oft an ganz anderer Stelle in Form höherer Arbeits- und Datenqualität und schlussendlich in der Immobilienperformance.

Zur Person: Michael Greis ist einer der Geschäftsführer der IC Property Management GmbH.